L’évolution du Telecom Expense Management : de la gestion des coûts télécoms à la maîtrise de tous les services IT
Une brève histoire du Telecom Expense Management
Les besoins des entreprises
Dans les années 80, la gestion des dépenses de télécommunications (TEM) a dû répondre à deux besoins :
- Simplification des négociations de contrats de télécommunications
Les contrats de télécommunications au niveau des entreprises ont toujours été complexes. Ceci est dû au fait qu’il est nécessaire de démêler les structures de tarification compliquées des opérateurs de télécommunications. De plus, la transition vers un nouveau fournisseur peut prendre beaucoup de temps, entraînant des perturbations et des temps d’arrêt.
- Garantir le respect de toutes les conditions contractuelles une fois négociées
La négociation des contrats de services des opérateurs n’est que la première étape. Une fois les accords conclus, les organisations doivent faire face à une avalanche de factures mensuelles, souvent longues, complexes et sujettes aux erreurs.
Selon Gartner, les entreprises peuvent consacrer jusqu’à 29,3% de leur budget global aux services de télécommunications, et 80% d’entre elles rencontrent des erreurs de facturation qui s’accumulent en sommes considérables au niveau de l’entreprise. La négociation des contrats de services des opérateurs n’est donc que la première étape. Une fois les accords conclus, les organisations doivent faire face à la vérification d’un très grand nombre de factures mensuelles. Ce contrôle souvent long et complexe peut être parfois sujettes aux erreurs.
Comment est-ce que le TEM répond à ces besoins?
Pour résoudre ces problèmes, les entreprises se sont tournées vers des experts du Telecom Expense Management.
Il s’agit d’un processus qui implique la gestion et l’optimisation des coûts associés aux services de télécommunication d’une organisation.
Cela comprend la surveillance, l’analyse et la gestion des dépenses liées aux services de téléphonie fixe et mobile, d’Internet, de données, de réseau et d’autres services de communication.
La gestion des dépenses des télécommunications vise à réduire les coûts excessifs, à optimiser les contrats avec les fournisseurs, à identifier les gaspillages et les erreurs de facturation, et à assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources de communication de l’entreprise.
Cela peut être réalisé grâce à l’utilisation de logiciels spécialisés, de processus de gestion rigoureux et de la négociation avec les fournisseurs.
L’évolution du TEM lors de l’essor de l’infrastructure IT
Avec l’apparition de nouvelles tendances, telles que l’essor des smartphones et de leurs nouveaux usages et la croissance du télétravail, le Telecom Expense Management a dû s’adapter à des services de réseau de plus en plus sophistiqués offerts dans le cadre des télécommunications.
L’infrastructure IT des entreprises croît de jour en jour, et les sociétés d’aujourd’hui s’appuient fortement sur les logiciels d’entreprise (bureautiques, collaboratifs ou de communication), les équipements et les services IT (ce qu’on appelle la Digital Workplace). Une entreprise moyenne comptant entre 200 et 500 employés utilise jusqu’à 123 applications SaaS (Software-as-a-Service) qui ont 19 propriétaires de facturation uniques (MarTech).
À échelle mondiale, les dépenses générées par la Digital Workplace et sa maintenance se sont rapprochées de 4 000 milliards de dollars en 2021 (Gartner).
Cela indique que les dépenses IT des entreprises vont au-delà des télécommunications, en s’étendant à toute l’infrastructure informatique des entreprises, qui croît de jour en jour.
Pour assurer la gestion de ces nouveaux coûts ainsi que ceux télécoms, le Telecom Expense Management a inclus l’ensemble de la Digital Workplace des entreprises dans ses actes de gestion. Cette évolution a donné naissance au Technology Expense Management.
Définition du Technology Expense Management
Le Technology Expense Management s’occupe de la gestion des équipements IT pendant leur acquisition, déploiement, maintenance durant leur cycle de vie et enfin leur valorisation ou reconditionnement. Cela comprend la gestion des contrats avec les fournisseurs, l’optimisation des dépenses, l’analyse des usages et le contrôle des factures.
Les prestations offertes par une plateforme de Technology Expense Management sont identiques à celles du Telecom Expense Management, se différenciant grâce à l’inclusion de la Digital Workplace dans ses actes de gestion. On parle donc d’une évolution des solutions de Telecom Expense Management.
Aujourd’hui on se pose le défi de gérer l’empreinte carbone des actifs. Il s’agit d’un nouvel enjeu visant à réduire l’impact environnemental de la flotte mobile, et allonger sa durée de vie.
Les plateformes SaaS qui offrent des services de Technology Expense Management ont commencé à introduire des bilans carbones, permettant non seulement de calculer les émissions de CO2 et la durée de vie de chaque équipement, mais également de comparer les données réelles avec les objectifs fixés.
ROI du Technology Expense Management
Performance financière
Comme mentionné dans le paragraphe précédent, le Technology Expense Management présente une gamme de services plus vaste par rapport au Telecom Expense Management, qui se limite à gérer les coûts et les contrats des télécommunications.
Dans le cas de la gestion des opérations financières, les bénéfices apportés au client osnt les suivants :
- Gestion globale des fournisseurs, des actifs, des factures et contrats
- Contrôle du budget
- Consolidation de tous les coûts, et ventilation des dépenses par rapport à l’organisation
- Refacturation des services
- Rapports en temps réel
- Import automatique de l’ensemble de la facturation
- Détection des erreurs de facturation
- Réalisation de paiements ponctuels et sécurisés
- Analyse des usages de téléphonie fixe
- Suivi des appels
Performance opérationnelle
La gestion centralisée de parc informatique apporte plusieurs bénéfices, tels que :
- Visibilité sur l’ensemble de l’inventaire
- Simplification de la chaîne d’approvisionnement, grâce à la gestion des commandes et du catalogue
- Sécurisation du fonctionnement des terminaux
- Point de contact unique pour les clients/opérateurs/fabricants/intégrateurs
Performance environnementale
La gestion centralisée de parc informatique apporte plusieurs bénéfices, tels que :
- Visibilité sur l’ensemble de l’inventaire
- Simplification de la chaîne d’approvisionnement, grâce à la gestion des commandes et du catalogue
- Sécurisation du fonctionnement des terminaux
- Point de contact unique pour les clients/opérateurs/fabricants/intégrateurs
La gestion des dépenses de télécommunication (TEM) est un processus qui implique la gestion et l’optimisation des coûts associés aux services de télécommunication d’une organisation. Cela comprend la surveillance, l’analyse et la gestion des dépenses liées principalement aux services de téléphonie fixe, mobile et de données.
La gestion des dépenses de télécommunication vise à réduire les coûts excessifs, à optimiser les contrats avec les fournisseurs, à identifier les gaspillages et les erreurs de facturation, et à assurer une utilisation efficace et efficiente des ressources de communication de l’entreprise. Cela peut être réalisé grâce à l’utilisation de logiciels spécialisés, de processus de gestion rigoureux et de la négociation avec les fournisseurs de services de télécommunication.
Objectifs
- Eliminer les dépenses inutiles
- Automatiser les processus
- Offrir une visibilité complète sur toute la flotte mobile
La popularité des outils TEM est dû à la diversité de ses fonctionnalités, telles que le contrôle de factures, l’analyse financière, la gestion des actifs, etc.
Par suite de la montée en popularité de la Digital Workplace, le TEM a évolué afin d’inclure les services IT dans ses actes de gestion. Aujourd’hui on parle de “Technology Expense Management”.