Performance financière
La digitalisation des entreprises et des organisations entraîne une augmentation croissante du parc d’équipements numériques et de leurs usages. En France, le coût des télécoms (dépenses opérateurs pour la voix fixe et mobile et pour la data) en entreprise s’élève en moyenne à 900 €HT par utilisateur et par an. Pour une PME, le budget annuel est compris entre 150.000 et 250.000 € et pour une ETI il peut atteindre 4M€. Il représente souvent le 2ème poste de dépense des entreprises. Il est donc important de piloter efficacement ce poste de dépense pour augmenter sa performance financière.
Contrôle des factures
Les factures des fournisseurs ne sont pas faciles à contrôler et le sont donc généralement peu. Les mouvements de personnel sont nombreux, pour certaines activités (retail, banque, assurance, etc.), ils peuvent être répartis sur un grand nombre de sites qui engendrent souvent un grand nombre de factures.
Contrôler ses factures permet de s’assurer :
– Que les abonnements et prestations facturés correspondent bien au parc actif au moment de la facturation,
– Que les coûts facturés correspondent bien aux tarifs contractuels.
C’est la première étape nécessaire dans le traitement des factures pour émettre un bon à payer à destination des services comptables. Lorsqu’une entreprise met en place un contrôle de factures et les mesures qui l’accompagnent, elle peut constater une baisse de dépenses comprise entre 10 et 30% dès les premiers mois.
Saaswedo permet d’industrialiser le contrôle des factures fournisseurs et de traiter la résolution des écarts.
Ventilation budgétaire
Une fois les montants facturés et validés, les directions financières doivent piloter les coûts par entité et ont donc besoin de pouvoir ventiler les dépenses fournisseurs par rapport à leur organisation.
La plupart des coûts étant mutualisés, comme pour la téléphonie fixe et la data mais également parfois pour les flottes mobiles, il convient de pouvoir répartir les dépenses engagées auprès des opérateurs, par service, société, entité, BU, etc.
De même, les budgets télécom sont souvent attribués par niveau d’organisation et lorsque c’est le cas, il convient de suivre l’évolution des dépenses par rapport au budget pour prévenir tout risque de dérapage budgétaire.
Les solutions Saaswedo permettent de ventiler les coûts et de gérer les budgets en se basant sur l’organisation de l’entreprise.
Optimisation des usages
Les offres des fournisseurs changent en permanence en fonction des évolutions technologiques. Les besoins des collaborateurs changent rapidement et il faut s’assurer en permanence de la bonne adéquation entre les usages et les offres.
Il devient indispensable de bien suivre l’évolution des usages pour s’assurer que les offres mises à la disposition des collaborateurs correspondent bien à leurs usages : les forfaits et liens sont-ils bien dimensionnés ? Y’a-t-il des lignes qui ne sont pas utilisées ? De nouvelles offres ne correspondraient-elles pas mieux aux usages de certains collaborateurs ? Etc. Autant de questions qui se posent et auxquelles de bonnes réponses permettent de réduire significativement les dépenses pour l’entreprise.
Saaswedo offre les moyens de répondre à ces questions de manière automatisée pour garantir un usage juste des offres fournisseurs.
Optimisation des dépenses
Le suivi complet des cycles de facturation permet d’en avoir une vision d’ensemble mais surtout de pouvoir optimiser ses dépenses en contrôlant les usages, sélectionnant les offres les plus appropriées, mutualisant des liens, adoptant les bonnes pratiques, etc.
Un bon suivi permet de réaliser des économies substantielles comprises entre 30% les premières années et 5 à 8% les années suivantes. Cette optimisation passe aussi par un suivi de l’empreinte carbone du numérique qui, outre les bienfaits pour la planète, permet de réaliser mécaniquement d’importantes économies.