L’optimisation des dépenses de la Digital Workplace : Quel plus-value apporte-t-elle aux entreprises ?
La diffusion de l’utilisation de la Digital Workplace au sein des organisations optimisation des dépenses digital workplace
L’utilisation de la Digital Workplace est en train de devenir de plus en plus répandue au sein des entreprises, et le télétravail a commencé à se diffuser parmi les salariés. Sa popularité est due à la flexibilité qu’elle apporte, car les employés peuvent travailler où ils souhaitent. Toutefois l’environnement de travail numérique présente des nombreux enjeux, tels que la croissance de la mobilité, des usages et de virtualisation. Les employés utilisent couramment une multitude de terminaux (smartphones, PC, tablette) ainsi que des outils de collaboration et d’analyse diversifiés.
Ces changements que la Digital Workplace a apporté à la vie quotidienne des salariés comporte pourtant plusieurs risques, dont le dérapage financier et la perte de contrôle sur les usages. Pour éviter que les entreprises utilisent une quantité de ressources et de fonds supérieure à celle prévue, il est nécessaire qu’elles optimisent les dépenses de leur Digital Workplace, ou d’externaliser cette tâche.
Les services associés à la Digital Workplace optimisation dépenses
Les aspects principaux de la gestion financière de la Digital Workplace sont :
- Le suivi des coûts optimisation dépenses digital workplace
- La gestion budgétaire optimisation dépenses digital workplace
- La refacturation optimisation dépenses digital workplace
- Paiement des factures
- La gestion des contrats
- L’analyse des usages
Étant donnée la diversité des éléments à gérer, l’optimisation des dépenses comprend des nombreux services qui s’occupent d’un domaine spécifique. Les prestations en question sont les services FinOps, la délégation du paiement des factures et la supervision des usages.
Services FinOps
Addressés aux DSI, au département IT et la Direction d’Achats, les services FinOps contrôlent l’ensemble des coûts IT, afin de comprendre la plus-value que les fournisseurs apportent aux entreprises.
Pour assurer le suivi des dépenses, le FinOps répartit les coûts en différentes catégories (par exemple : la nature de l’actif, l’opérateur…). A partir des informations présentes sur le tableau de bord, il est possible d’effectuer une analyse détaillée des frais associés à la Digital Workplace, qui vérifiera s’ils correspondent aux budgets alloués. Le FinOps s’occupe également de la refacturation des entreprises, en assurant l’intégration et le contrôle des factures. Les processus automatisés détectent les erreurs de facturation et les placent dans une liste de litiges, où l’utilisateur peut accomplir diverses actions, dont contester une facture.
Délégation du paiement des factures
Il s’agit d’un processus sécurisé de paiement de factures récurrentes afin d’assurer la ponctualité du paiement. Chaque facture est est examinée et enregistrée, puis envoyée à la comptabilité fournisseurs pour approbation. Une fois approuvées, les factures sont payées via un compte bancaire spécifique alimenté par le client. Ce procédé assure l’exactitude des données de facturation.
Supervision des usages
Permet d’analyser l’usage des lignes fixes afin de les optimiser. Cette prestation permet également de superviser la qualité de réception des appels entrants. Grâce à des statistiques détaillées sur le traitement des appels, comme le nombre d’appels reçus et traités, ainsi que l’identification des postes défectueux, les sociétés peuvent prendre des mesures pour améliorer la qualité de service et optimiser votre infrastructure téléphonique.
Plateformes utilisées dans les processus d’optimisation des dépenses
Les prestations incluses dans l’optimisation financière de la Digital Workplace utilisent diverses plateformes pour assurer le bon déroulement du processus, telles que le logiciel FinOps interfacé avec les SI de l’entreprise et le software qui assure le paiement sécurisé et ponctuel de toutes les factures. D’autres systèmes employés dans ces opérations sont les ERP et les API.
ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui permet à une entreprise de gérer et d’intégrer l’ensemble de ses processus et fonctions opérationnelles dans un seul système centralisé. Cela inclut souvent des fonctions telles que la gestion des ressources humaines, la gestion financière, la gestion des stocks, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion de la production et parfois même des fonctions telles que la gestion des ventes et du marketing.
L’objectif principal d’un ERP est de rationaliser les processus, d’améliorer l’efficacité opérationnelle, de fournir une visibilité en temps réel sur les données commerciales et de faciliter la prise de décision.
API
Une API (Application Programming Interface) est un ensemble de règles, protocoles et outils qui permettent à différents logiciels ou systèmes informatiques de communiquer entre eux et d’échanger des données ou des fonctionnalités de manière standardisée. Elle définit les méthodes et les formats de données que les développeurs peuvent utiliser pour interagir avec un service ou une plateforme spécifique.
Le ROI apporté par l’optimisation financière
L’optimisation des dépenses consacrées à l’espace de travail numérique présente de nombreux avantages stratégiques pour les entreprises qui vont au-delà de la simple réduction des coûts. Le FinOps, la délégation du paiement des factures, et la supervision des usages apportent des diverses plus-values aux entreprises.
FinOps :
- Gestion globale de vos fournisseurs
- Référentiel central des actifs, factures et contrats
- Contrôle de votre budget
- Suivi de l’évolution de votre Digital Workplace
- Consolidation de tous les coûts
- Ventilation des coûts en fonction de l’organisation
- Refacturation des services
- Rapports en temps réel
- Optimisation des services à la demande
Délégation du paiement des factures :
- Import automatique de l’ensemble de votre facturation télécom.
- Consultation du détail de chaque facture
- Détection automatique des variations.
- Modification du montant à payer
- Validation des factures par un process fiable, et sécurisé
- Consultation de l’historique des transactions,
- Possibilité d’exporter ces données vers votre ERP
- Paiement à bonne date et sans pénalités, sans hypothéquer les possibilités d’éventuelles réclamations identifiées grâce au contrôle de facturation
Supervision des usages :
- Nombre d’appels reçus
- Nombre d’appels traités
- Pics de trafic
- Identification des postes défectueux
- Causes de perte d’appels
Pour en savoir plus sur les prestations de gestion financière offertes par Saaswedo, cliquez ici.
La gestion des opérations financières propose plusieurs services :
- Service FinOps
- Refacturation
- Délégation du paiement de factures
- Supervision des usages fixe et mobile
ROI:
- Maîtrise des contrats
- Visibilité sur l’ensemble des coûts
- Vérification des factures
- Paiements ponctuels et sécurisés