Résumé
Les plateformes de Technology Expense Management (TEM) aident les entreprises à relever les défis liés à la complexité croissante de la Digital Workplace. Les services professionnels TEM vont encore plus loin en prenant en charge des tâches fastidieuses comme la ventilation des coûts, la gestion des catalogues, et le contrôle des rapports et le contrôle de l’import et de la qualité des données. Ce qui permettant aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale.
Les bénéfices des services TEM professionnels :
- Une plateforme TEM avec une performance optimale
- Des économies de 10 à 30 % grâce à une meilleure gestion des contrats et une réduction des dépenses inutiles
- Une gestion de projet pour accompagner leur transition digitale et garantir des résultats de qualité
- Des RFP bien structurés pour comparer les solutions et sélectionner le meilleur fournisseur
- Des outils de gestion et sécurisation des terminaux pour protéger les données sensibles
Adoptez des services TEM professionnels pour simplifier vos processus de gestion de la Digital Workplace, maîtriser vos coûts et sécuriser vos actifs informatiques tout en optimisant vos ressources.
Les enjeux des logiciels de Technology Expense Management (TEM)
Les plateformes de Technology Expense Management (TEM) font face à plusieurs défis majeurs. La Digital Workplace devient de plus en plus complexe à cause de son évolution constante. Les prestataires doivent s’adapter rapidement et intégrer de nouvelles solutions. Cela peut être coûteux et difficile, surtout pour les grands comptes, multinationales ou entreprises multisites.
La gestion des coûts reste un enjeu important. Les entreprises doivent auditer régulièrement leurs factures, contrats et abonnements. Ces efforts permettent d’éliminer les doublons, d’éviter les dépenses inutiles et d’optimiser les budgets.
La sécurité des données est également une priorité pour les entreprises. Les cybermenaces augmentent, et les services TEM doivent protéger les informations sensibles. Ils doivent aussi gérer rigoureusement les accès et les autorisations.
Les services professionnels en Technology Expense Management sont de plus en plus recherchés
Le marché des services professionnels dans le secteur du Technology Expense Management connaît une forte croissance. En 2023, il valait environ 3,5 milliards de dollars et devrait atteindre 5,6 milliards d’ici 2028, avec un taux de croissance annuel de 9,5 %. Environ 70 % des grandes entreprises utilisent des solutions TEM pour optimiser leurs coûts. Ce chiffre continue d’augmenter. Les entreprises qui adoptent ces services réalisent des économies de 10 à 30 % grâce à une meilleure gestion des contrats, une optimisation des ressources et une réduction des coûts. Ces chiffres confirment l’importance croissante des solutions TEM pour mieux gérer les dépenses IT et se recentrer sur leur activité principale.
Comment peuvent les services professionnels TEM résoudre ces défis ?
Dans le domaine de Technology Expense Management (TEM), les services professionnels assurent la maintenance en condition opérationnelle (MCO) des plateformes TEM. Les fournisseurs de Technology Expense Management qui proposent des services professionnels exploitent leur logiciel à la place de l’utilisateur. Ils effectuent les prestations suivantes :
La vérification de la bonne ventilation analytique des coûts
L’éditeur de logiciel TEM vérifie que toutes vos lignes sont bien réparties dans le centre de coût auquel elles appartiennent. Il met également à jour votre organisation.
La vérification de complétude des données de facturation à intégrer
Le prestataire TEM collecte les factures des opérateurs et fournisseurs et en contrôle la complétude et l’intégrité. A la suite de ce contrôle, le prestataire édite un rapport des factures manquantes et des nouvelles factures reçues.
La gestion du processus de commande
Le prestataire TEM personnalise et met à jour les paramétrages de commande ainsi que les droits des profils. Ces actions sont réalisées à la demande et dès que nécessaire.
La gestion des catalogues
Le prestataire TEM met à jour vos catalogues (équipements IT, abonnements, options, prix, …) et les profils. Cette action est effectuée à la demande et dès que nécessaire.
La distribution des rapports
Chaque trimestre, le prestataire TEM vous envoie un document qui indique les informations suivantes :
- Le nombre de lignes gérées dans l’outil
- Le taux de disponibilité et le nombre de connexions à la plateforme
- L’évolution des dépenses
- Les lignes sans consommations, etc.
Le contrôle de la diffusion automatique des rapports
Chaque mois,le fournisseur de solutions TEM vérifie l’intégrité des rapports, contrôle leur bonne intégration, et enfin mette à jour la liste des destinataires.
La gestion des accès
Le fournisseur TEM créé et/ou modifie des logins à la demande, dès que nécessaire.
L’assistance à la réalisation des matrices d’import
A la demande, dès que nécessaire, le prestataire TEM vérifie les fichiers d’import. Le cas échéant, il résout le problème d’import. Sans les services professionnels TEM, vous devriez effectuer les tâches mentionnées ci-dessus par vous-mêmes.
Les bénéfices des services professionnels TEM
Les services professionnels dans le cadre de Technology Expense Management permettent aux clients de se recentrer sur leur activité principale. Grâce à la mise à jour conditionnelle des logiciels TEM, les entreprises bénéficient d’une exploitation optimisée des plateformes TEM, sans se soucier des mises à jour ou de la gestion des référentiels. La MCO de la plateforme TEM, ainsi que l’aide des spécialistes du secteur, garantissent des données toujours propres et exploitables.
Autres types de services professionnels
Gestion des projets
La gestion de projet dans le Technology Expense Management accompagne les entreprises dans leur transition digitale et la réalisation de projets complexes. Des experts conçoivent des plans alignés sur les objectifs de l’entreprise. Ensuite, ils optimisent l’allocation des ressources et assurent une coordination fluide entre toutes les parties prenantes.
A chaque étape du projet, les professionnels gèreront les risques en matière de sécurité, car les migrations vers une nouvelle technologie sont des moments où les données d’entreprise sont particulièrement vulnérables aux cybermenaces. Les spécialistes chargés du projet effectuent des mises à jour régulières et rédigent des rapports transparents afin de garantir une communication fluide.
Bénéfices
La gestion des projets optimise l’utilisation des ressources, contrôle les coûts et garantit le respect des délais. En anticipant les risques et en favorisant une communication fluide entre les parties prenantes, elle assure des résultats de qualité tout en s’adaptant aux imprévus. Cette approche structurée renforce l’efficacité, la satisfaction des parties prenantes et le succès des projets.
Publication de demandes de propositions (RFP) pour des fournisseurs de services professionnels
Une demande de propositions (RFP, Request for Proposal) est un document formel utilisé pour solliciter des propositions de la part d’éditeurs de logiciels TEM qui proposent des de services professionnels. Elle inclut les détails suivants :
- Le périmètre du projet
- Les livrables requis
- Les délais
- Les contraintes budgétaires
En publiant une RFP, les entreprises peuvent collaborer avec une variété de fournisseurs TEM potentiels, leur permettant de comparer les solutions et de choisir celle qui correspond le mieux à leurs besoins spécifiques.
Bénéfices
Publier une RFP offre plusieurs avantages majeurs :
- Elle garantit un processus d’achat compétitif, permettant aux organisations de recevoir plusieurs propositions et de les comparer pour trouver l’outil le plus adapté. Cette approche compétitive conduit souvent à de meilleurs tarifs et à des solutions plus innovantes.
- Les RFP aident également à standardiser le processus d’achat en fournissant un cadre clair pour les fournisseurs, simplifiant ainsi l’évaluation et la sélection.
- Le cadre structuré des RFP réduit le risque d’échec des projets. Selon une étude menée par Aberdeen Group, les entreprises qui utilisent des processus formels de RFP constatent une amélioration de 20 % des taux de réussite des projets.
Solutions de cybersécurité
Les entreprises prennent de plus en plus conscience des dangers des cybermenaces et intègrent activement des logiciels de sécurité dans leurs infrastructures informatiques. Il existe de nombreuses solutions de cybersécurité sur le marché, qu’il s’agisse d’un simple antivirus ou d’une plateforme tout-en-un couvrant chaque vulnérabilité des actifs informatiques.
Cette dernière option devient de plus en plus populaire auprès des entreprises. Par exemple, le marché mondial de la gestion de la mobilité (MDM, Mobile Device Management) – une plateforme fournissant des mesures de sécurité avancées pour les équipements mobiles – était estimé à 12,15 milliards de dollars en 2024.
Dans un secteur où les professionnels travaillent souvent à distance et manipulent des informations sensibles sur les clients, le MDM fournit les outils nécessaires pour appliquer des politiques de sécurité, telles que le chiffrement et les contrôles d’accès, protégeant ainsi contre les violations de données et les accès non autorisés.
Le MDM, cependant, se limite à la gestion et à la sécurisation des appareils mobiles, d’où son nom « Mobile Device Management ». C’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions plus complètes, comme la gestion unifiée des terminaux (UEM, Unified Endpoint Management).
Du point de vue de la sécurité, l’UEM permet aux équipes informatiques d’appliquer des politiques de sécurité, de déployer des correctifs et des mises à jour, et de gérer les configurations des appareils pour garantir leur conformité. L’UEM prend également en charge la détection et la réponse aux menaces, permettant d’identifier et d’atténuer les risques. De plus, l’UEM peut effacer ou verrouiller à distance les équipements perdus, volés ou en fin de cycle de vie pour protéger les données sensibles.
Bénéfices
Les entreprises ayant intégré des plateformes UEM et MDM dans leurs systèmes ont constaté :
- Une réduction de 30 % des violations de sécurité sur les équipements IT.
- Une augmentation de 25 % des taux de conformité.
- Une hausse de la productivité de 20 % grâce à une gestion simplifiée des terminaux et à l’automatisation des tâches courantes.
- Une réduction pouvant aller jusqu’à 50 % des coûts de gestion des équipements IT.
- Une amélioration de 40 % de l’efficacité de la gestion des actifs IT grâce à une centralisation du contrôle sur tous les terminaux.
Conclusion
Les services professionnels en Technology Expense Management aident les entreprises à simplifier la gestion de leur Digital Workplace. Cela permet aux entreprises de se concentrer sur leurs priorités tout en optimisant leurs outils TEM.
Dans le futur, ces services intégreront davantage de technologies avancées, telles que l’IA et l’analyse predictive. Ces deux technologies plus récentes peuvent augmenter la vitesse et la performance des solutions TEM dans la détection d’opportunités d’économies à générer.
La cybersécurité restera toujours un enjeu critique, et des nouveaux outils de gestion et sécurisation des terminaux encore plus performants entreront sur le marché.
La demande pour des services sur mesure continuera de croître. En s’adaptant aux nouveaux besoins, les prestations de Technology Expense Management aideront les entreprises à réussir leur transformation digitale et à rester compétitives.
Sources
The Business Research Company
European Investment Bank
Statista
Global Market Insights
Aberdeen Group
Springer Link
McKinsey
AIMultiple
Thirdera