Résumé
Dans cet article, nous expliquons comment le Technology Expense Management (TEM) a évolué au fil des ans pour englober un éventail plus large de services numériques. Le TEM propose une plateforme centralisée qui offre les fonctionnalités suivantes :
- Gestion de parc informatique
- Gestion des commandes
- Suivi des usages
- Contrôle des coûts, suivi des budgets
- Gestion des contrats avec les fournisseurs
- Sécurisation des terminaux
Ces fonctionnalités offrent bien plus qu’une simple optimisation financière.
Le Technology Expense Management est largement reconnu pour ses bénéfices en matière d’optimisation des coûts et de gestion budgétaire, et cet article met en lumière d’autres avantages.
- une visibilité globale de l’inventaire du parc,
- la centralisation de la gestion des commandes,
- le suivi des SLA de ses fournisseurs.
- La gestion unifiée des terminaux. Cette option inclut des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données de l’entreprise.
En plus, la mise en place du TEM dans son organisation permet la mise pratiques de mesures écoresponsables de gestion de la Digital Workplace. Pour effectuer ces opérations, les outils TEM permettent de piloter l’empreinte carbone des actifs IT et aident à la gestion du cycle de vie des équipements.
Le TEM est bien plus qu’une simple optimisation des dépenses, il permet le pilotage durable des actifs de la Digital Workplace, il va plus loin que la gestion financière.Le TEM est un outil indispensable pour toutes les organisations.
Qu’est-ce que le Technology Expense Management (TEM) ?
Autrefois appelé Telecom Expense Management, le Technology Expense Management (TEM) propose une plateforme logicielle centralisée qui gère les actifs informatiques, leur utilisation, leur coût, leurs contrats, … contrairement au Telecom Expense Management, qui se concentrait exclusivement sur l’optimisation des services de télécommunications. Le Technology Expense Management englobe des services numériques tels que la voix, Internet, services de télécommunications, infrastructure IT, abonnements SaaS, services cloud, appareils mobiles, …
Pourquoi le Technology Expense Management est-il connu ?
Les entreprises qui recherchent des solutions de Technology Expense Management cherchent principalement à optimiser leurs coûts informatiques.
Elles privilégient les plateformes TEM qui proposent un tableau de bord offrant une vue d’ensemble des données de facturation des fournisseurs. La plateforme de TEM permet aussi de définir le budget prévisionnel pour des exercices spécifiques à une organisation pour permettre de le comparer au budget prévisionnel. Les sociétés recherchent aussi des solutions capables de répartir les coûts des services liés à la Digital Workplace en fonction des usages réels de chaque service ou entité.
Pourquoi est-ce que le TEM est principalement connu pour l’optimisation financière ?
Une recherche rapide sur Google concernant les avantages du Technology Expense Management montrera des articles axés sur l’optimisation des coûts (d’où le mot « Expense » dans « Technology Expense Management »).
Le retour sur investissement financier est tellement prégnant que certains articles citent ces avantages dès le paragraphe d’introduction. D’autres contenus utilisent même l’optimisation des coûts comme définition du TEM. Cependant, ces mêmes articles mentionneront brièvement – ou ignoreront complètement – tout avantage non lié à la réduction des dépenses.
Aujourd’hui, les fonctionnalités incontournables faisant partie intégrante du TEM sont la gestion de parc et la gestion des commandes. Leurs avantages sont de fournir une visibilité globale sur l’ensemble de l’inventaire et d’uniformiser les processus de commande entre l’entreprise et ses différents fournisseurs.
Les bénéfices mentionnés ci-dessus permettent aux sociétés de gagner du temps, ce qui est aussi précieux que le ROI financier.
Les avantages sous-estimés du Technology Expense Management
L’uniformisation des processus de commande
La gestion centralisée des commandes permet de piloter des catalogues composés de produits et de tarifs personnalisés par type d’actif/fournisseurs, ainsi que du suivi des commandes, qu’elles soient effectuées auprès d’un ou plusieurs fournisseurs. Elle intègre des processus de validation spécifiques et assure la gestion des historiques de commandes et des livraisons. Cette gestion centralisée simplifie et accélère le processus de commande en réduisant les délais et en évitant les erreurs, grâce à une meilleure visibilité sur les catalogues et tarifs personnalisés.
L’automatisation des processus
Un avantage majeur que le Technology Expense Management procure est l’amélioration de l’efficacité opérationnelle. Le TEM standardise et automatise les processus de routine et chronophages, tels que:
- La gestion des factures (Import automatique des données de facturation)
- La répartition des dépenses
- La gestion des fournisseurs
- Les processus de validation des commandes
- La sécurisation des terminaux
- La gestion des stocks et du SAV
- Processus de gestion des SLA
Les processus automatisés diminuent fortement le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi le temps passé sur les tâches administratives (et le risque d’erreur humaine). Ce gain de temps permet aux équipes informatiques et de gestion de se concentrer sur des tâches qui favorisent la croissance de l’entreprise.
L’expertise humaine
Le Technology Expense Management apporte une valeur ajoutée humaine importante en déchargeant les entreprises des tâches techniques et administratives liées à la gestion quotidienne des outils. En bénéficiant de l’expertise de spécialistes en gestion de données et en support client, les entreprises s’assurent que leurs plateformes fonctionnent de manière optimale, sans avoir à se soucier des mises à jour ou du contrôle régulier des solutions et de la qualité des données. Ce soutien allège la charge des équipes des clients, tout en assurant une gestion continue et précise des actifs, permettant ainsi aux entreprises de se concentrer sur leur activité coeur de cible et leurs objectifs prioritaires.
La visibilité globale sur l’ensemble de l’inventaire
Le Technology Expense Management fournit des données sur les actifs et ses tendances d’usage.
La gestion de parc centralise toutes les informations nécessaires pour un pilotage efficace, tout en facilitant les opérations courantes telles que l’association d’actifs à un utilisateur, la suspension de lignes, les demandes de SAV ou encore l’activation de cartes SIM. Grâce à cet inventaire, il est possible de retrouver instantanément une ressource ou de visualiser les équipements rattachés à un site. Cette visibilité globale permet de réduire considérablement les délais de traitement, garantissant ainsi une satisfaction optimale des collaborateurs. Elle aide les décideurs à évaluer rapidement l’état actuel des actifs sans avoir à attendre des rapports périodiques.
Toutes les données d’inventaire sont consolidées sur une plateforme unique pour garantir qu’il n’y ait qu’une seule source d’information pour que toutes les parties prenantes aient accès aux mêmes informations. Ce qui élimine les écarts et les incohérences qui peuvent survenir lorsque les données sont dispersées dans plusieurs systèmes.
Assurer une bonne gestion des stocks et le bon respect des SLA
La gestion des stocks des solutions de Technology Expense Management se concentre sur plusieurs éléments clés. Le suivi en temps réel de l’état des stocks permet de savoir instantanément quels équipements sont disponibles ou en attente de réapprovisionnement. Grâce à cela, les niveaux de réapprovisionnement sont ajustés automatiquement, évitant les ruptures et les surstocks. La localisation précise des équipements assure une visibilité complète, que les actifs soient sur site ou ailleurs.
L’optimisation des stocks maintient un équilibre, en minimisant les coûts de stockage. Enfin, la gestion des prêts et retours garantit une traçabilité efficace des équipements prêtés, réduisant les pertes et erreurs d’affectation.
Concernant les SLA, les plateformes TEM fournissent des indicateurs de performance détaillés, tels que les temps de réponse et les délais de résolution des problèmes. Ces deux KPIs qui aident à évaluer avec précision la performance des fournisseurs par rapport aux objectifs des accords de niveau de service. Les organisations identifient plus facilement les fournisseurs les plus performants et négocient des conditions SLA plus favorables, garantissant des niveaux de service plus élevées.
Atténuation des risques
Ce bénéfice est brièvement mentionné dans les articles sur le Technology Expense Management. Cependant, la plupart des experts ne creusent pas suffisamment le sujet de l’atténuation des risques. Pour protéger les données sensibles, les solutions TEM incluent souvent des connecteurs à des solutions de sécurité avancées de MDM et de EMM telles que :
- Le cryptage des données
- Des mécanismes d’authentification à plusieurs facteurs (MFA)
- Des systèmes de détection et de prévention des intrusions (IDPS)
- Le masquage des données
- La géolocalisation des équipements
- La gestion de différents profils utilisateurs
- La gestion des applications métiers / personelles
Ces fonctionnalités sont conformes au règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi qu’aux normes de sécurité ISO 27001.
Réduire l’impact environnemental du numérique
Bien que toutes les plateformes de Technology Expense Management n’offrent pas cette fonctionnalité, il s’agit d’un avantage notable à la fois pour la planète et pour la réputation de votre entreprise, d’autant plus que l’informatique verte et les pratiques écologiques dans l’industrie technologique continuent de gagner du terrain et d’être reconnues.
En suivant l’empreinte carbone des actifs et services informatiques, les solutions TEM peuvent fournir une compréhension claire de la consommation d’énergie et des émissions émises par chaque actif informatique, permettant ainsi des efforts ciblés pour réduire l’impact sur l’environnement.
Le Technology Expense Management soutient également l’approvisionnement durable en aidant les organisations à choisir du matériel économe en énergie et des fournisseurs soucieux de l’environnement.
Les fournisseurs de Technology Expense Management offre généralement des services de dépôt d’appareils mobiles, soit par le biais de partenariats avec des recycleurs certifiés, soit en interne. Ces services consistent à collecter les appareils informatiques obsolètes pour les recycler ou les réaffecter. Cette pratique réduit les dommages causés à l’environnement par les appareils électroniques mis au rebut, tout en permettant à l’entreprise de récupérer de l’argent.
Conclusion
Le Technology Expense Management est une solution complète qui couvre l’ensemble des besoins de la gestion de la Digital Workplace, y compris celles des dépenses IT.
Il est important de souligner que même les avantages qui ne sont pas directement liés à l’optimisation des coûts auront un impact bénéfique sur l’optimisation des finances des entreprises. La simplification des processus opérationnels, notamment dans la gestion des commandes et de parc, permet aux entreprises de se libérer de tâches fastidieuses et chronophages. Moins de temps passé sur des tâches de gestion signifie plus de temps consacré à la réalisation des activités stratégiques.
La gestion de parc et la gestion de commandes permettent de centraliser les informations, d’optimiser les coûts en évitant les surstocks ou les doublons, et d’améliorer la traçabilité des actifs. De plus, elles simplifient et uniformisent les actes de gestion entre le client et ses différents fournisseurs. Les processus de commande, le suivi des livraisons et de gestion des historiques, tout en garantissant une allocation plus efficace des ressources, se traduisent par une performance opérationnelle améliorée et une meilleure satisfaction des collaborateurs.
La protection des données permet de prévenir des pertes financières futures dues à des failles de sécurité.
Le temps, c’est de l’argent. Chaque moment passé à gérer des processus inefficaces ou à collaborer avec des fournisseurs qui ne partagent pas vos objectifs de durabilité est une occasion manquée.