Bill Pay & Bill Review : audit et paiement centralisé des factures télécoms
Externalisation de l’audit, du suivi et du paiement des factures télécoms pour un acteur Fortune 500 du secteur des vins et spiritueux, avec une réduction de plus de 100 paiements mensuels à 4 paiements consolidés
Un acteur Fortune 500 du secteur des vins et spiritueux, basé en Californie et figurant parmi les plus grands exportateurs internationaux de vins aux États-Unis, a confié à Saaswedo la prise en charge de l’audit et du paiement de l’ensemble de ses factures télécoms. L’entreprise consacrait quotidiennement et hebdomadairement un temps considérable à la vérification manuelle des factures opérateurs et à l’émission de chèques papier — au détriment de ses missions à forte valeur ajoutée.
• Externaliser l’audit mensuel approfondi des factures télécoms opérateurs
• Réduire le risque d’erreurs liées au traitement manuel des paiements papier
• Éliminer les paiements manquants ou mal imputés à des comptes erronés
• Centraliser plus de 100 paiements mensuels en quelques paiements consolidés
• Suivre les litiges et anomalies : pénalités de retard, violations tarifaires, déconnexions tardives
• Négocier les tarifs mensuels des services locaux et longue distance
• Libérer les équipes internes pour qu’elles se concentrent sur leur cœur de métier
Saaswedo a remporté un appel d’offres concurrentiel pour la prise en charge complète du service Bill Pay & Bill Review. La phase de build a structuré l’externalisation autour de quatre axes : la mise en place du processus d’audit mensuel approfondi des factures, l’organisation du tracking des litiges et anomalies (pénalités de retard, violations tarifaires, déconnexions, paiements mal imputés), la définition de la stratégie de négociation contractuelle avec les opérateurs, et la mise en œuvre du paiement consolidé en lieu et place des paiements unitaires à 100+ destinataires.
Le run orchestre un cycle opérationnel récurrent en cinq étapes : audit mensuel approfondi ligne à ligne de toutes les factures opérateurs, traitement des paiements consolidés (chèques préparés et paiements par carte bancaire effectués pour le compte du client), suivi des litiges avec relances et tracking des numéros de chèques en cas d’incident, gestion des négociations tarifaires avec les opérateurs, puis reporting mensuel et comitologie avec les équipes du client. Le tout opéré par les experts billing Saaswedo en mode infogérance.
Le suivi mensuel des coûts est centralisé sur notre plateforme mytem360, qui remplace les saisies manuelles dans des tableurs et réduit drastiquement le risque d’erreur. Nos experts billing prennent en charge l’ensemble du cycle : réception et audit des factures opérateurs, identification des anomalies et litiges, négociation et résolution avec les opérateurs, préparation et émission des paiements consolidés (chèques et cartes bancaires), tracking détaillé des numéros de chèques et des montants par compte, et traçabilité complète dans une base unique. Cette approche élimine les saisies manuelles et concentre l’expertise sur la résolution proactive des litiges.
Les équipes internes du client ont gagné un temps considérable et peuvent désormais se concentrer sur leurs priorités stratégiques. Ce gain s’est matérialisé par plusieurs leviers : diminution drastique du nombre de paiements à traiter (de 100+ à 4 par mois), fin de la recherche de factures non reçues, disparition des problèmes de facturation quotidiens à gérer en interne, et centralisation des données dans un référentiel unique au lieu de tableurs disparates. Notre tracking de pointe a permis de réduire significativement les factures manquées ou payées en retard, ainsi que le temps nécessaire à résoudre ces incidents — qui pouvaient auparavant prendre plusieurs semaines.
Le service Bill Pay & Bill Review opéré par Saaswedo permet désormais à ce client Fortune 500 de gérer son périmètre télécoms via 4 paiements consolidés par mois au lieu de plus de 100 paiements unitaires, avec un suivi en temps réel et une élimination quasi totale des erreurs de saisie. Comme le souligne un dirigeant du client : « C’est appréciable de pouvoir travailler avec un prestataire qui n’est pas seulement expert dans son domaine, mais qui est aussi réactif et qui offre un excellent service client. Saaswedo a pris le soin de bien comprendre notre compte et nous propose des recommandations d’économies pertinentes. Nous valorisons leur expertise et leurs conseils, et nous les considérons comme une extension de notre équipe. »
POUR COMMENCER
Découvrez comment externaliser l’audit et le paiement de vos factures télécoms avec Saaswedo. Notre service Bill Pay & Bill Review vous libère des tâches répétitives de vérification et de paiement, identifie les anomalies de facturation, négocie vos tarifs opérateurs et consolide vos paiements pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.
Contactez nos experts dès aujourd’hui pour explorer les économies réalisables sur vos factures télécoms et découvrir les bénéfices de notre plateforme mytem360.