Optimiser les coûts de la flotte mobile tout en renforçant la sécurité des équipements
Mise en place d’une stratégie automatisée de gestion et de recyclage de la flotte mobile pour un client possédant plus de 40 000 équipements mobiles
Institution financière américaine spécialisée dans les cartes de crédit, les prêts automobiles, les services bancaires et les comptes d’épargne. Il s’agit de la 12e plus grande banque des États-Unis, du troisième plus grand émetteur de cartes de crédit Visa et Mastercard, et de l’une des plus grandes entreprises de financement automobile aux États-Unis. La banque est classée 106e sur la liste Fortune 500 et 15e sur la liste des 100 meilleures entreprises où travailler selon Fortune, avec des activités aux États-Unis, au Canada et au Royaume-Uni. Le projet porte sur une flotte mobile de plus de 40 000 équipements gérés sur les trois pays.
- Sécuriser le processus de fin de vie des équipements mobiles annulés ou remis à niveau
- Éliminer les risques de fuite de données liés aux actifs IT décommissionnés
- Réduire les dépenses annuelles d’achat de nouveaux équipements (plus de 6 M$ par an)
- Récupérer la valeur résiduelle des équipements mobiles inutilisés
- Constituer un stock d’équipements prêts à être redéployés pour les remplacements d’urgence
- Garantir une conformité totale avec les normes de protection des données et de sécurité
- Soutenir les objectifs de durabilité et de RSE de l’entreprise
Après le déploiement d’une nouvelle solution de gestion de la mobilité, nous avons construit une stratégie de fin de vie en nous appuyant sur l’automatisation au sein de la plateforme ServiceNow existante du client. Notre phase de build a couvert trois axes principaux : le cadrage et l’intégration (audit de la plateforme ServiceNow, collecte des données du parc, configuration des règles de cycle de vie des équipements), le déploiement (workflows de collecte automatisés, notifications utilisateurs et envoi du kit de retour, protocoles d’effacement certifié des données) et la définition des rôles (constitution du RACI, formation des équipes, documentation complète du processus).
La phase de run orchestre un workflow de fin de vie entièrement automatisé en six étapes : détection de l’équipement (ServiceNow déclenche l’alerte sur annulation ou montée de version), retour et collecte (envoi d’un colis prépayé à l’utilisateur), effacement certifié des données et audit, routage et évaluation, valorisation (mise en stock ou recyclage), puis reporting et suivi des KPI en continu. L’ensemble du processus ne nécessite aucune intervention manuelle des équipes IT, garantissant une parfaite évolutivité sur l’ensemble de la flotte de 40 000 équipements.
La détection automatique de fin de vie via ServiceNow déclenche un workflow de retour structuré : l’utilisateur reçoit un kit prépayé, expédie son équipement à Saaswedo, où nous effectuons un effacement certifié des données et un audit complet de l’appareil. L’équipement est ensuite orienté soit vers le Device Depot pour servir de stock de remplacement d’urgence sans coût supplémentaire, soit vers nos partenaires de recyclage certifiés qui génèrent un flux de trésorerie reversé au client. Cette approche d’économie circulaire IT combine sécurité, optimisation des coûts et durabilité.
Notre client a intégré de manière transparente le Mobile Device Depot Service au sein de sa plateforme ServiceNow existante. Cette intégration a permis de mettre en place une méthode sécurisée et efficace pour traiter les équipements obsolètes, en garantissant la conformité aux normes de protection des données et en éliminant les risques liés à une mauvaise gestion de fin de vie des actifs IT. La solution a également permis à l’entreprise d’accéder à un parc d’équipements récents redéployables au sein de son infrastructure, optimisant ainsi l’utilisation des ressources et réduisant le besoin d’achats inutiles. Plus important encore, le programme a libéré une valeur cachée en permettant au client de récupérer des millions de dollars sur des équipements IT dont elle n’avait plus besoin, transformant ce qui était autrefois un poste de coût en une source d’économies et de durabilité.
Sur une période de quatre ans, notre solution Mobile Device Depot Service a permis la gestion sécurisée de plus de 50 000 équipements obsolètes et inutilisés, garantissant la conformité avec les normes de protection des données et éliminant les risques de violations de données. L’entreprise a récupéré plus de 6 millions de dollars de valeur sur des équipements qui n’étaient plus utilisés, transformant un passif négligé en un bénéfice financier significatif. La solution a également atteint un taux de collecte impressionnant de plus de 80 %, reflétant son efficacité dans la rationalisation du processus de récupération des équipements et garantissant un fort taux de participation au sein de l’organisation. Ensemble, ces résultats démontrent comment une stratégie de Device Depot bien exécutée peut générer à la fois des retours financiers et une efficacité opérationnelle, tout en soutenant des objectifs de responsabilité d’entreprise sur le long terme.
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